提几点建议：
一是定期填写职工情况履历表或者变动情况表，例如可一年一填，重点请学历、职位等有变化的员工填写，然后审核后及时入档；
二是建立健全档案归档制度，凡公司各部门产生的与员工密切相关的材料，如体检表、职称材料、任职材料、工资材料、党团材料、奖励处分材料等，形成后一定有一份交由人事部门归档；
三是推行人事档案电子化管理，可以购买相关人事档案管理软件，建立基础数据库（这个过程工作量特别大），然后利用软件适时更新，当然，一定要做好备份，防止意外。人事档案更新是档案管理的基本功，特殊的捷径没有，关键要靠管档人员的责任心和相关部门及员工的档案意识，有变动的鉴定后及时入档，这是最终的更新之道。
